Chữ ký số là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử một cách an toàn và hiệu quả. Tuy nhiên, không có giá trị vô hạn và cần được gia hạn định kỳ để duy trì hiệu lực pháp lý.
Khi nào chữ ký số cần gia hạn?
Gia hạn chữ ký số được hiểu là thủ tục cập nhật thêm thời gian sử dụng chữ ký số đã đăng ký trước đó. Hoạt động gia hạn chữ ký số có vai trò đảm bảo sự thuận lợi trong việc ký kết tài liệu, văn bản điện tử và quá trình làm việc của cá nhân, doanh nghiệp không bị gián đoạn.
Gia hạn chữ ký số là quá trình kéo dài thời gian sử dụng chữ ký số sau khi nó hết hạn. Mỗi chữ ký số đăng ký thông qua một dịch vụ cụ thể sẽ có một ngày hết hạn, và sau thời điểm đó, chữ ký số sẽ không còn hiệu lực.
Để tiếp tục sử dụng chữ ký số sau khi hết hạn, người dùng cần thực hiện quy trình gia hạn. Khi quy trình gia hạn hoàn tất, chữ ký số sẽ được gia hạn thêm một khoảng thời gian, cho phép người dùng tiếp tục sử dụng nó để xác thực và ký điện tử trong các giao dịch trực tuyến.
Cần làm gì khi chữ ký số hết hạn?
Chữ ký số khi hết hạn khiến người dùng không thể đăng nhập hay ký số trong các giao dịch trực tuyến, bao gồm các giao dịch như kê khai thuế, nộp thuế, ký hợp đồng, giao dịch ngân hàng,… Để có thể tiếp tục sử dụng, người dùng cần thực hiện các bước sau:
Liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số
Trước tiên, hãy liên hệ với công ty hoặc tổ chức đã cấp chữ ký số của bạn. Bạn có thể liên hệ qua tổng đài, email, website hoặc trực tiếp tại văn phòng của nhà cung cấp.
Khi liên hệ, bạn cần cung cấp các thông tin như: Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân, số chứng thư số, ngày hết hạn của chứng thư số,.. Sau đó nhà cung cấp chữ ký số sẽ hướng dẫn bạn về quy trình gia hạn chữ ký số hoặc cung cấp thông tin cần thiết để giải quyết vấn đề này.
Cập nhật lại thông tin
Chữ ký số hết hạn cũng có thể do thông tin cá nhân của người dùng thay đổi, ví dụ như thay đổi địa chỉ email hay số điện thoại. Để tránh gặp phải tình trạng này, người dùng cần đảm bảo rằng thông tin cá nhân của mình là chính xác và cập nhật nó nếu cần thiết. Bạn có thể cập nhật thông tin cá nhân của mình bằng cách liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số.
Bằng cách đảm bảo rằng thông tin cá nhân của bạn là chính xác, bạn có thể giúp ngăn ngừa chữ ký số của mình hết hạn và tránh gặp phải các rắc rối khi sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử. Dưới đây là một số cách giúp bạn đảm bảo thông tin chính xác:
Kiểm tra thông tin cá nhân của bạn thường xuyên, chẳng hạn như mỗi năm một lần.
Lưu giữ bản sao của thông tin cá nhân của bạn trong trường hợp cần thiết.
Liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số ngay lập tức nếu thông tin cá nhân của bạn thay đổi.
Giữ an toàn thông tin
Để bảo mật thông khi sử dụng chữ ký số, bạn cần lưu ý những điều sau:
Giữ thông tin cá nhân và các tài liệu liên quan ở nơi an toàn. Không để thông tin chữ ký số của bạn rơi vào tay người khác.
Không chia sẻ thông tin chữ ký số hay thông tin xác thực với bất kỳ ai trừ khi bạn có đủ sự tin tưởng. Thông tin xác thực bao gồm số chứng minh nhân dân/căn cước công dân, số điện thoại, hay địa chỉ email,..
Nên thay đổi mật khẩu của bạn thường xuyên. Mật khẩu là lớp bảo vệ đầu tiên của bạn khỏi nguy hiểm của những kẻ tấn công.
Chỉ sử dụng các trang web và ứng dụng đáng tin cậy. Tránh sử dụng các trang web hoặc ứng dụng không an toàn, thiếu độ bảo mật.
Đối với chữ ký số của MOBIFONE CA khách hàng có thể gia hạn bằng cách gọi điện trực tiếp đến đường dây nóng 0936110116(Nhánh 4) để được hỗ trợ nhanh nhất.
Trên đây là hướng dẫn cách xử lý chữ ký số đã hết hạn sử dụng. Để tránh trường hợp chữ ký số hết hạn mà doanh nghiệp không biết, thì nên lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín có khả năng thông báo về hạn sử dụng của chữ ký số, giúp doanh nghiệp luôn chủ động kiểm soát được tình hình.
